Eine stetig wachsende Anzahl an Marketing-Kanälen, die mit immer größeren Mengen an Produktinformationen bedient werden muss – immer aktuell, immer konsistent: Die Rahmenbedingungen und Kundenerwartungen sind für kleinere Unternehmen die gleichen wie für große Konzerne.
Was hingegen nicht gleich ist, sind die personellen Ressourcen. Kleine und mittlere Unternehmen profitieren daher besonders von einem zentralen Produktinformationsmanagement, das von der Bestückung des Onlineshops bis zur Katalogproduktion im Print viele Aufgaben weitgehend automatisiert.
Die Einführung eines PIM-Systems ist ein abteilungsübergreifendes Projekt. Von der EDV über das Marketing, den Vertrieb, das Produktmanagement bis hin zum Kundenservice. Die Erfahrung zeigt: Nur, wenn von Anfang an alle Beteiligten im Boot sind und es eine klare Zielvereinbarung mit der Geschäftsführung gibt, kann ein solches Projekt funktionieren. Ein zentrales Produktinformationsmanagement ist auch in kleineren Unternehmen nichts, was nebenbei eingeführt werden kann.
Zentral ist die Klärung der Verantwortlichkeiten und das Bereitstellen von (personellen) Ressourcen aus den betroffenen Abteilungen. Wer ist federführend im Projekt? Welche Mitarbeiter steuern wann welche Beiträge dazu bei? Diese Fragen müssen vor Projektstart sauber geklärt sein.
Häufig wird die Marketing-Abteilung mit der Projektleitung betraut, da diese später in besonderem Maße mit dem System arbeiten wird, nicht selten aber auch die EDV-Abteilung.
Praxis-Tipp:
Welche Abteilung sollte das Projekt leiten? Wesentliche Faktoren für diese Entscheidung sind:
- eine hervorragende interne Vernetzung der führenden Abteilung
- funktionierende Kommunikationswege
- Ausdauer und Abstraktionsvermögen
Erfolgreiche PIM-Projekte zeichnen sich dadurch aus, dass die Projektleitung den zeitlichen Aufwand realistisch einschätzt. Dabei ist allerdings nicht die reine Einführung der neuen Software ausschlaggebend. Im Gegenteil: Dieser Arbeitsschritt ist vergleichsweise schnell erledigt.
Was dagegen häufig unterschätzt wird, ist der Aufwand für das Zusammentragen und Konsolidieren der vorhandenen bzw. noch zu recherchierenden Produktinformationen.
Beispielrechnung Erfassungsaufwand:
5.000 Produkte
5 Produktattribute im Durchschnitt
0,5 Minuten für Import, Validierung und Freigabe pro Produktattribut
Das entspricht 208 Stunden oder 26 Personentagen.
Die größte Unbekannte vor dem Projektstart ist die Zeit, die je Produktattribut veranschlagt werden sollte. In der Beispielrechnung wird von einem Durchschnittswert von einer halben Minute ausgegangen. Das ist ein realistischer Wert, wenn die Daten bereits in strukturierter Form vorliegen und beispielsweise aus einer oder mehreren Datenbanken importiert werden können.
Doch das ist längst nicht in jedem Projekt der Fall. Oft genug sind die Informationen zwar im Unternehmen vorhanden, aber in jeder Abteilung nach anderen Kriterien strukturiert. Werden physikalische Maßeinheiten nicht einheitlich verwendet, muss jede Angabe sorgfältig überprüft und ggf. umgerechnet werden. Bildmaterial kann in den unterschiedlichsten Formaten vorliegen. Sind dann noch die Dateinamen nicht mit einer eindeutigen Zuordnung zur Artikelnummer versehen, können leicht mehrere Minuten pro Produktabbildung anfallen. All diese manuellen Abgleich-Arbeiten kosten viel Zeit.
Erfolgreiche PIM-Projekte zeichnen sich dadurch aus, dass die Projektleitung den zeitlichen Aufwand realistisch einschätzt. Dabei ist allerdings nicht die reine Einführung der neuen Software ausschlaggebend. Im Gegenteil: Dieser Arbeitsschritt ist vergleichsweise schnell erledigt.
Was dagegen häufig unterschätzt wird, ist der Aufwand für das Zusammentragen und Konsolidieren der vorhandenen bzw. noch zu recherchierenden Produktinformationen.
Beispielrechnung Erfassungsaufwand:
5.000 Produkte
5 Produktattribute im Durchschnitt
0,5 Minuten für Import, Validierung und Freigabe pro Produktattribut
Das entspricht 208 Stunden oder 26 Personentagen.
Die größte Unbekannte vor dem Projektstart ist die Zeit, die je Produktattribut veranschlagt werden sollte. In der Beispielrechnung wird von einem Durchschnittswert von einer halben Minute ausgegangen. Das ist ein realistischer Wert, wenn die Daten bereits in strukturierter Form vorliegen und beispielsweise aus einer oder mehreren Datenbanken importiert werden können.
Doch das ist längst nicht in jedem Projekt der Fall. Oft genug sind die Informationen zwar im Unternehmen vorhanden, aber in jeder Abteilung nach anderen Kriterien strukturiert. Werden physikalische Maßeinheiten nicht einheitlich verwendet, muss jede Angabe sorgfältig überprüft und ggf. umgerechnet werden. Bildmaterial kann in den unterschiedlichsten Formaten vorliegen. Sind dann noch die Dateinamen nicht mit einer eindeutigen Zuordnung zur Artikelnummer versehen, können leicht mehrere Minuten pro Produktabbildung anfallen. All diese manuellen Abgleich-Arbeiten kosten viel Zeit.
Arbeitsschritte bei der Konsolidierung der Daten:
- Dubletten erkennen und eliminieren
- Vereinheitlichen und Säubern, z. B. bei der Angabe von Materialbeschaffenheit: "Edelstahl poliert" oder "polierter Edelstahl"?
- Granulare Daten herstellen, z.B. Werte in einzelene Datenfelder aufsplitten. z.B. Attribute wie "Größe" aufsplitten in Attribute "Breite", "Höhe", "Tiefe", "Durchmesser"
- Vereinheitlichung von Maßeinheiten, nationale vs. internationale Metriken
- Lokalisierung
Bevor das Projekt startet, muss daher eine Aufwandsschätzung erfolgen, exemplarisch über das gesamte zu erfassende Sortiment, um im Projektverlauf keine bösen Überraschungen zu erleben.
Wenn am Ende des Projekts eine Lösung stehen soll, die viele Aufgaben im Marketing-Alltag automatisiert, muss die Architektur der Produkt-Stammdaten gründlich durchdacht sein. Denn nur ein PIM, das alle notwendigen Daten konsistent im richtigen Format vorhält, kann seine ganze Stärke ausspielen.
Welche Produktinformationen sind (mindestens) nötig?
- Artikelnummer, Titel, Beschreibung, Preis
- kaufentscheidende Merkmale
- Bilder, Prospektmaterial oder sonstige Dokumente, Videos
- Marketing-Aussagen/ Verkaufsargumente wie Vorteile oder Nutzenargumente
- sinnvolle Querverbindungen zu anderen Artikeln, z.B. Zubehör, Erweiterungen, Ersatzteile für Up- oder Cross-Selling
Hinzu kommt die Frage, in welchen Sprachen die Informationen benötigt werden. Denn jede weitere Sprache erhöht den Aufwand durch nötige Übersetzungen und ggf. die Lokalisierung von Metriken, etc.
Nicht zuletzt muss das Produktinformationsmanagement sinnvoll mit allen weiteren im Haus eingesetzten Systemen, wie etwa der Warenwirtschaft verknüpft sein. In der Regel dient dabei die Artikelnummer als systemübergreifend eindeutiges Schlüsselelement.
- Optimierter Time-to-Market
Schnelle und flexible Produktion von Medien aller Art
Schnelles Bestücken neuer Medien bzw. Kanäle mit Produktinformationen
Rasches Erstellen von Lokalisationen- Erhöhte Reichweite
Landing-Pages
Newsletter
Social Media
Präsentationen
Printmedien- Verbesserte Kundenbindung und -gewinnung
Konsistente Kundenansprache über alle Medien und Kanäle hinweg
Verbesserte Kundenbindung
Fokussierte Zielgruppenansprache
Ein Vorteil, der oft erst auf den zweiten Blick deutlich wird: Das Produktinformationsmanagement dient nicht nur der effizienteren Erstellung von Marketing-Materialien. Es kann auch zur zentralen, internen Wissensdatenbank werden. Denn die Informationen zu den Produkten sind für alle Mitarbeiter gleichermaßen abrufbar und zugänglich. Das erspart in der täglichen Arbeit viel Zeit. Und durch die strukturierte Datenhaltung steigt die Qualität der im Haus vorhandenen Daten häufig rasant an.
Hünegräben 10
57392 Schmallenberg
T +49 2972 39911
mail@pressmind.de
Geschäftszeiten
Mo. - Fr.
9:00 - 12:00h
13:00 - 17.30h
