PIM - Produkt Informations Management

PIM - Produkt Informations Management


zentralisierte Produktdatenbank

Workflow.

Zentral gepflegt. Global verteilt.

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PIM Funktionen.

Für jede Anwendung.

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Die Vorteile des pressmind® PIM-Systems.

  • medienneutrale Verwaltung unterschiedlicher Produktarten
  • schnellere Kommunikation von Preis- und Artikeländerungen
  • Integration aller Medienkanäle
  • flexibler Zugriff und optimierte Workflows
  • minimiertes Fehlerrisiko
  • schont Budget und Nerven
  • integriertes Media Asset Management System
  • optionales Web-to-Print-Modul

Workflow.

Der Produktmanagement Workflow u.a. zur Katalogproduktion

Zentrales Werkzeug zur Produktpublikation

Produktdaten importieren, direkt erfassen, bearbeiten und in verschiedene Medienkanäle ausgeben.

Funktionsübersicht PIM

Produkt Informations Management pressmind®

pressmind®
Small Business Edition

unbegrenzte Menge an Datensätzen

max. 300

unbegrenzte Menge an Usern

max. 1

unterschiedliche Objekttypen/Datenmodelle

Tabellen-Felder

Plaintext-Felder

Richtext-Felder

Objektlink-Felder

Merkmale und Kategorie-Felder

QR Code-Felder

Sektionen pro Feld
Zur Verwaltung von verschiedenen Textvarianten für z.B.
verschiedene Marken, Sprachen und Zielgruppen.

Text Markup
zur Unterteilung von Textpassagen in medienspezifische
Abschnitte.

Verknüpfung mit Media Assets
zuordnung von Produktbildern aus dem Media-Asset-Management-System

Standardtexte
Vergeben Sie für häufig wiederkehrende Produktinformationen Standardtexte für jedes Textfeld.

Freigabe von Medien Objekten

umfangreiche Such- und Filterfunktionen

Bereitstellung von Daten innerhalb des pressmind-Netzwerks.

XML-Import

CSV-Import

XML-Export zeitgesteuert oder nach Änderung

offene Schnittstelle (REST-API)

Datenübergabe ins Web-to-Print System zu PDF-X oder Indesign-Ausgabe.

Zur vollständigen Funktionsübersicht von pressmind®.

pressmind® erklärt in 90 Sekunden

  • Produkt Informations Management (PIM)
  • Media Asset Management (MAM)
  • ERP/WaWi Integration
  • REST-API
  • vielfältige XML- oder CSV-Exporte
Live-Demo vereinbaren

10 handfeste Vorteile von PIM

Ein Produktinformationsmanagement-System (PIM) löst keine Luxusprobleme, sondern ist ein handfester Wettbewerbsvorteil.

 

  1. Steigerung der New Product Introductions (NPI)
  2. Solange Produktdaten rein manuell und ohne dediziertes PIM-System gepflegt werden, ist die Vorstellung eines neuen Produkts zeitaufwendig und fehleranfällig. Ein PIM ermöglicht bis zur dreifachen Anzahl an Neuproduktvorstellungen.
  3. Reduzierung der Aufwände je NPI
  4. Je nach Komplexität der jeweiligen Produktinformationen lassen sich die Aufwände für die Vorstellung neuer Produkte um bis zu 80% senken. Redundante Arbeiten werden eliminiert bzw. auf ein Minimum reduziert.
  5. Reduzierung möglicher Fehlerquellen
  6. Produktdaten, die zwischen Abteilungen per E-Mail ausgetauscht werden, sind fehleranfällig. Leicht geschieht es, dass unterschiedliche Versionen eines Datenblatts kursieren und zusätzliche Zeit benötigt wird, um die richtige Version zu identifizieren. Die zentrale Datenhaltung reduziert solche möglichen Fehlerquellen.
  7. Verbesserte Suche und Navigation
  8. Standardisierte Produktdaten und qualitativ hochwertigere Datensätze ermöglichen den Kunden – etwa in Online-Shops oder Bestellsystemen – eine bessere Suche und Navigation.
  9. Effiziente Integration von Lieferantendaten
  10. Werden schon bei der Konzeption des PIM die Lieferantendaten berücksichtigt, lässt sich in den täglichen Abläufen viel Zeit einsparen. Über geeignete Schnittstellen und angepasste Import-Funktionen entfällt zeitraubende und fehlerträchtige Handarbeit bei der Übertragung der Daten.
  11. Raschere Erstellung von Marketing-Materialien
  12. Gesamtkataloge, Aktionsbroschüren oder der Onlineshop: Ein PIM stellt die nötigen Produktdaten für Marketing-Aktionen aller Art sofort bereit. Das aufwändige Zusammentragen der Informationen entfällt. Auch umfangreiche Kataloge können so innerhalb kürzester Zeit publiziert werden.
  13. Größere Flexibilität und Transparenz
  14. Eine durchdachte Daten-Architektur innerhalb des PIM reduziert die Komplexität der Daten und erhöht die Transparenz. Dadurch lassen sich gewünschte Informationen schneller auffinden, das Unternehmen gewinnt eine zentrale Wissensdatenbank. Auch die Integration des PIM in die übrigen Systeme des Unternehmens wie Warenwirtschaft oder CRM fallen so leicht.
  15. Bessere Datenqualität = bessere Verkaufszahlen
  16. Unternehmen, die über alle Marketingkanäle hinweg ihren Kunden ein konsistentes, die Erwartungen erfüllendes Einkaufserlebnis bieten, steigern damit ihre Verkaufszahlen.
  17. Up- und Cross-Selling wird erleichtert
  18. Enthalten die Produktdaten zugleich Querverweise auf verwandte Produkte, Zubehör  oder passendes Verbrauchsmaterial, ergeben sich daraus wie von selbst Möglichkeiten für ein automatisiertes Up- und Cross-Selling.
  19. Höhere Mitarbeiterzufriedenheit
  20. Mitarbeiter, die Stunden damit verbringen, Produktinformationen zusammenzutragen, fühlen sich schnell frustriert und unterfordert. Ein PIM sorgt für effizientere Arbeitsabläufe, weniger Suchen nach Daten und damit für eine höhere Zufriedenheit in den Abteilungen.

Warum sind PIM-Systeme notwendig?

In den letzten 10 bis 15 Jahren hat sich das Verhalten der Konsumenten sehr stark verändert. Sich online über Produkte zu informieren oder dort einzukaufen, ist längst Normalität geworden. Und die Entwicklung schreitet immer weiter und immer schneller fort. Vor wenigen Jahren noch musste man für den Einkauf im Onlineshop den PC im Arbeitszimmer starten. Heute tippt man sich per Tablet bequem auf dem Sofa durch das Produktangebot.

Was Kunden sich heute wünschen: Seamless Customer Experience

 

Doch für die Kunden von heute spielt es keine Rolle, über welchen Kanal sie auf die Angebote eines Unternehmens zugreifen. Sie erwarten ein Einkaufs- und Informationserlebnis, das über die Mediengrenzen hinweg konsistent ist: die gleichen Abbildungen im Online-Shop wie im Katalog. Die gleichen Argumente im Prospekt wie im Ladengeschäft. Eben ein „nahtloses“ Kundenerlebnis ohne Widersprüche.

Zwei Drittel rechercheren online, bevor sie lokal kaufen.
78% kaufen Produkte und Services (auch) online ein.

Auswirkungen auf Unternehmen

 

Vor zehn Jahren war man als Hersteller oder Händler auf der Höhe der Zeit, wenn man einen Multichannel-Vertrieb  hatte. Getrennte Supply Chains und Verwaltungsapparate für die Ladenlokale auf der einen und den Onlineshop auf der anderen zu haben, kann sinnvoll sein, solange der Online-Shop nur einen verschwindend kleinen Anteil am Umsatz ausmacht. Doch diese Gewichtungen verschieben sich. Endkunden denken nicht in „Kanälen“, sie kaufen da, wo es für sie gerade am bequemsten ist. Und sie möchten überall den gleichen hohen Standard und das gleiche Einkaufserlebnis, was Produktinformation angeht. Das wirkt sich auf alle internen Prozesse aus, die Warenwirtschaft, Lieferketten, Bestellprozesse, Kundenbindungsprogramme.

Kunden erwarten Zeitgleichheit

 

Ein Produkt sollte online und offline zeitgleich erscheinen, nicht mit langem Verzug, weil die Informationen erst noch in den Shop eingepflegt werden müssen.
Das stellt ganz neue Anforderungen an die Datenhaltung der Unternehmen:
Die Schlüsseldaten der Produkte müssen über alle Prozesse und alle Systeme des Unternehmens hinweg konsistent sein und gepflegt werden – zentralisiert und medienneutral. Denn ansonsten multipliziert jeder neu hinzukommende Vertriebskanal den Aufwand.

Laut einer Studie der Aberdeen Group hatten 2012 erst 33% der Retailer ein PIM-System im Einsatz.  47% planten aber bereits die Einführung

Ein PIM-System sichert die Wettbewerbsfähigkeit

 

Wer ein Sortiment von fünf Produkten herstellt oder vertreibt, der kann es sich leisten, auf ein PIM-System zu verzichten. Der Zeitaufwand für die Pflege der Produktdaten fällt kaum ins Gewicht: Produktabbildungen in verschiedenen Größen und Datenformaten sind rasch erstellt, die nötigen Informationen rund um das Produkt können aus verstreut abgelegten Dateien leicht zusammengesucht werden.

Doch je größer das Sortiment, je umfangreicher die Datenbasis, je zahlreicher die zu bestückenden Medien und Kanäle und je kürzer die Lebenszyklen sowohl der Produkte als auch der Kataloge und sonstigen Werbemedien, um so mehr Ressourcen binden diese herkömmlichen Arbeitsprozesse. Ganz zu schweigen von der Fehlerträchtigkeit beim manuellen Handling großer Datenmengen.

Selbst wenn Produktinformationen zentral verwaltet werden, ist nicht immer gewährleistet, dass die nötigen Schnittstellen zur Warenwirtschaft oder dem Customer Management einwandfrei gegeben sind, so dass sich häufig Reibungsverluste ergeben.

Um konkret zu beziffern, welche Kosten Unternehmen unnnötigerweise erzeugen, wenn sie auf ein professionelles Produktinformationsmanagement verzichten, führten Analysten wie AMR Research und A.T. Kearny mehrere Studien durch:

  • Unternehmen wenden jährlich im Schnitt 25 Minuten für die Datenpflege eines Produktes auf. Angenommen, ein Unternehmen führt 250.000 Produkte im Sortiment, könnte es über 2,6 Millionen Euro Kosten einsparen.
  • Bis die Informationen über ein neues Produkt auf allen Kanälen manuell ausgerollt sind, vergeht im Schnitt bis zu ein Monat.
  • Knapp ein Drittel der Daten in Katalogen ist fehlerhaft.
  • Die Bereinigung von Fehlern in Rechnungen kostet bis zu 350 Euro. Ein Wert der um so stärker ins Gewicht fällt, als rund 60% der gestellten Rechnungen kleinere oder größere Fehler enthalten.
  • Rund 3,5% des Verkaufserlöses – das entspricht ca. 35 Milliarden US-Dollar – geht unnötig verloren. Der Grund: ineffiziente Prozesse innerhalb der Supply Chain.
  • Schätzungen für das Jahr 2008 ergaben, dass Unternehmen im B2B-Bereich, die kein Produktinformationsmanagement-System einsetzen, über 1,8 Milliarden Euro unnötige Kosten produzierten.

PIM für kleinere und mittlere Unternehmen

Eine stetig wachsende Anzahl an Marketing-Kanälen, die mit immer größeren Mengen an Produktinformationen bedient werden müssen – immer aktuell, immer konsistent: Die Rahmenbedingungen und Kundenerwartungen sind kleinere Unternehmen die gleichen wie für große Konzerne.


Was hingegen nicht gleich ist, sind die personellen Ressourcen. Kleine und mittlere Unternehmen profitieren daher besonders von einem zentralen Produktinformationsmanagement, das von der Bestückung des Onlineshops bis zur Katalogproduktion im Print viele Aufgaben weitgehend automatisiert.

 

Erfolgsfaktor Nr. 1: Chefsache & Projektleitung 

Die Einführung eines PIM-Systems ist ein abteilungsübergreifendes Projekt. Von der EDV über das  Marketing, den Vertrieb, das Produktmanagement bis hin zum Kundenservice. Die Erfahrung zeigt: Nur, wenn von Anfang an alle Beteiligten im Boot sind und es eine klare Zielvereinbarung mit der Geschäftsführung gibt, kann ein solches Projekt funktionieren. Ein zentrales Produktinformationsmanagement ist auch in kleineren Unternehmen nichts, was nebenbei eingeführt werden kann.

Zentral ist die Klärung der Verantwortlichkeiten und das Bereitstellen von (personellen) Ressourcen aus den betroffenen Abteilungen. Wer ist federführend im Projekt? Welche Mitarbeiter steuern wann welche Beiträge dazu bei? Diese Fragen müssen vor Projektstart sauber geklärt sein.

Häufig wird die Marketing-Abteilung mit der Projektleitung betraut, da diese später in besonderem Maße mit dem System arbeiten wird, nicht selten aber auch die EDV-Abteilung.

Praxis-Tipp:
Welche Abteilung sollte das Projekt leiten? Wesentliche Faktoren für diese Entscheidung sind:

  • eine hervorragende interne Vernetzung der führenden Abteilung
  • funktionierende Kommunikationswege
  • Ausdauer und Abstraktionsvermögen

 

 

Erfolgsfaktor Nr. 2: Ressourcen & Planung

Erfolgreiche PIM-Projekte zeichnen sich dadurch aus, dass die Projektleitung den zeitlichen Aufwand realistisch einschätzt. Dabei ist allerdings nicht die reine Einführung der neuen Software ausschlaggebend. Im Gegenteil: Dieser Arbeitsschritt ist vergleichsweise schnell erledigt.

Was dagegen häufig unterschätzt wird, ist der Aufwand für das Zusammentragen und Konsolidieren der vorhandenen bzw. noch zu recherchierenden Produktinformationen.

Beispielrechnung Erfassungsaufwand:
5.000 Produkte
5 Produktattribute im Durchschnitt
0,5 Minuten für Import, Validierung und Freigabe pro Produktattribut


Das entspricht 208 Stunden oder 26 Personentagen.



Die größte Unbekannte vor dem Projektstart ist die Zeit, die je Produktattribut veranschlagt werden sollte. In der Beispielrechnung wird von einem Durchschnittswert von einer halben Minute ausgegangen. Das ist ein realistischer Wert, wenn die Daten bereits in strukturierter Form vorliegen und beispielsweise aus einer oder mehreren Datenbanken importiert werden können.

Doch das ist längst nicht in jedem Projekt der Fall. Oft genug sind die Informationen zwar im Unternehmen vorhanden, aber in jeder Abteilung nach anderen Kriterien strukturiert. Werden physikalische Maßeinheiten nicht einheitlich verwendet, muss jede Angabe sorgfältig überprüft und ggf. umgerechnet werden. Bildmaterial kann in den unterschiedlichsten Formaten vorliegen. Sind dann noch die Dateinamen nicht mit einer eindeutigen Zuordnung zur Artikelnummer versehen,  können leicht mehrere Minuten pro Produktabbildung anfallen. All diese manuellen Abgleich-Arbeiten kosten viel Zeit.

Arbeitsschritte bei der Konsolidierung der Daten:

  1. Dubletten erkennen und eliminieren
  2. Vereinheitlichen und Säubern, z. B. bei der Angabe von Materialbeschaffenheit: "Edelstahl poliert" oder "polierter Edelstahl"?
  3. Granulare Daten herstellen, z.B. Werte in einzelene Datenfelder aufsplitten. z.B. Attribute wie "Größe" aufsplitten in Attribute "Breite", "Höhe", "Tiefe", "Durchmesser"
  4. Vereinheitlichung von Maßeinheiten, nationale vs. Internationale Metriken
  5. Lokalisierung



Bevor das Projekt startet, muss daher eine Aufwandsschätzung erfolgen, exemplarisch über das gesamte zu erfassende Sortiment, um im Projektverlauf keine bösen Überraschungen zu erleben.

 

Erfolgsfaktor Nr. 3: Architektur & Automatisierung

Wenn am Ende des Projekts eine Lösung stehen soll, die viele Aufgaben im Marketing-Alltag automatisiert, muss die Architektur der Produkt-Stammdaten gründlich durchdacht sein. Denn nur ein PIM, das alle notwendigen Daten konsistent im richtigen Format vorhält, kann seine ganze Stärke ausspielen.

Welche Produktinformationen sind (mindestens) nötig?

  1. Artikelnummer, Titel, Beschreibung, Preis
  2. kaufentscheidende Merkmale
  3. Bilder, Prospektmaterial oder sonstige Dokumente, Videos
  4. Marketing-Aussagen/Verkaufsargumente wie Vorteile oder Nutzenargumente
  5. Sinnvolle Querverbindungen zu anderen Artikel z.B. Zubehör, Erweiterungen, Ersatzteile für Up- oder Cross-Selling


Hinzu kommt die Frage, in welchen Sprachen die Informationen benötigt werden. Denn jede weitere Sprache erhöht den Aufwand durch nötige Übersetzungen und ggf. die Lokalisierung von Metriken, etc.

Nicht zuletzt muss das Produktinformationsmanagement sinnvoll mit allen weiteren im Haus eingesetzten Systemen wie etwa der Warenwirtschaft verknüpft sein. In der Regel dient dabei die Artikelnummer als systemübergreifend eindeutiges Schlüsselelement.

 

Vorteil: Mehr Umsatz bei weniger Kosten 

  1. Optimierter Time-to-Market
    Schnelle und flexible Produktion von Medien aller Art
    Schnelles Bestücken neuer Medien bzw. Kanäle mit Produktinformationen
    Rasches Erstellen von Lokalisationen

  2. Erhöhte Reichweite
    Landing-Pages
    Newsletter
    Social Media
    Präsenationen
    Printmedien

  3. Verbesserte Kundenbindung und -gewinnung
    Konsistente Kundenansprache über alle Medien und Kanäle hinweg
    Verbesserte Kundenbindung.
    Fokussierte Zielgruppenansprache



Zentrale, interne Wissensdatenbank

Ein Vorteil, der oft erst auf den zweiten Blick deutlich wird: Das Produktinformationsmanagement dient nicht nur der effizienteren Erstellung von Marketing-Materialien. Es kann auch zur zentralen, internen Wissensdatenbank werden. Denn die Informationen zu den Produkten sind für alle Mitarbeiter gleichermaßen abrufbar und zugänglich. Das erspart in der täglichen Arbeit viel Zeit. Und durch die strukturierte Datenhaltung steigt die Qualität der im Haus vorhandenen Daten häufig rasant an.